Papierloos kantoor: deze stappen brengen u in de juiste richting

Papier en pen kunnen in veel gevallen handig zijn – snel een paar gedachten noteren, een telefoongesprek samenvatten of een bericht achterlaten voor een collega. Bij bijna elk computerscherm in Nederlandse kantoren vind je waarschijnlijk een of meerdere plakbriefjes – hier zijn we nog behoorlijk analoog bezig, en dat maakt veel onoverzichtelijk. In dit artikel bekijken we hoe je je kantoor stap voor stap papierloos maakt! 

,,Verstrikt raken“: nadelen van papier op kantoor 

Net als alles heeft ook het papierloze kantoor zijn voor- en nadelen. Papier heeft zich in de afgelopen eeuwen als communicatiemiddel bewezen en nu door nieuwe technologie vervangen moet worden? – dat maakt vooral oudere mensen snel achterdochtig. Daarom bekijken we eerst welke Nadelen Papier concreet heeft en waarom een digitaal Oplossing kan zinvoller zijn. 

Papier en kleine notities zijn altijd op een vaste plek en waarschijnlijk niet beschikbaar op het moment dat je je spontaan in een ander gebouw of thuiswerkplek bevindt. Om elke kleine notitie altijd bij je te hebben, zou een enorme organisatie-inspanning nodig zijn die in het dagelijks leven nauwelijks haalbaar is. Je werkt thuis en moet in een map van je bedrijf een bepaalde factuur opzoeken – dan moet er al een collega gebeld worden die deze taak voor je uitvoert – de eerste reden voor het papierloze kantoor. 

In een papierloos of digitaal kantoor zijn alle notities, documenten en ideeënborden georganiseerd in een centraal documentbeheersysteem. Hierin hebben alle medewerkers van het bedrijf toegang, of in ieder geval tot de relevante deelgebieden. Alle notities maak je nu op een tablet of notebook en upload je naar de juiste map – ook als het maar een klein plakbriefje voor een collega is dat je aan hem kunt toewijzen. Documenten uit andere afdelingen van het bedrijf, zoals de boekhouding, kun je dan ook gemakkelijk vanaf elke locatie opvragen, omdat ze online zijn opgeslagen – zo maakt het papierloze kantoor veel gedoe over en weer een stuk eenvoudiger.

Hoe groter het bedrijf, hoe meer het papierloze kantoor ook aantrekkelijk wordt. Want in een groot bedrijf circuleren dagelijks enorme hoeveelheden documenten van allerlei aard die gesorteerd en opgeborgen moeten worden. Het kan snel gebeuren dat een belangrijke brief van de belastingdienst of andere documenten verdwijnen in de diepten van een archiefmap – waardoor je dan een uur van je daadwerkelijke werktijd kwijt bent om ze weer terug te vinden.

In een papierloos kantoor kun je gemakkelijk zoeken naar alle soorten documenten – of het nu op woord, datum of soort schrijven is. Als alles correct is opgeslagen en geregistreerd, vind je zo elke brief razendsnel terug als het erop aankomt. Zo spaart het papierloze kantoor niet alleen je zenuwen, maar behoedt het je ook voor overuren door eindeloos zoeken.

Natuurlijk is een papierloos kantoor ook GoBD-conform. De wetgever bepaalt zelfs dat documenten na de juiste digitalisering vernietigd mogen worden. Zo bespaar je veel opslagruimte en maak je het de autoriteiten makkelijker om je bedrijf indien nodig te controleren of bepaalde documenten te tonen. Papieren originelen hoeven alleen in zeer uitzonderlijke gevallen nog in ,,ruwe vorm“ bewaard te worden. 

De eisen aan een modern kantoor zijn de afgelopen tien jaar enorm gestegen. Ook de geleidelijke steeds sterkere overstap naar papierloze kantoren hoort hierbij, ook al is dit met de nodige inspanning verbonden. Maar ook andere aspecten vertegenwoordigen een modern en duurzaam bedrijf, bijvoorbeeld ergonomische en verstelbare kantoormeubelen van Deskspace. 

De in hoogte verstelbare bureau is tegenwoordig in een moderne kantoor Standaard, informeer je hiervoor gerust op onze productpagina of in een van onze vele Deskspace-gids! 

Stap voor stap naar een papierloos kantoor 

Overstappen op een papierloos kantoor gaat niet van de ene op de andere dag. Er moeten een aantal basisprincipes gecreëerd worden, zodat de bedrijf zonder ordner en Co. dan ook echt kan werken. In dit gedeelte van de tekst bekijken we daarom welke zaken je moet voorbereiden en waar je op moet letten als je overstapt op een papierloos kantoor omschakelt. 

Al je documenten moet je in een cloud opslaan. Grote bedrijven ontwikkelen hiervoor soms eigen, interne systemen, maar ook clouddiensten van bekende aanbieders bieden voldoende veiligheid. Je hebt een cloud nodig zodat je echt altijd en overal toegang hebt tot je gegevens. Over het algemeen moet je echter zeggen dat geen enkel cloud-systeem 100% veilig is tegen hackers – maar met grote aanbieders zoals Dropbox of Google Drive ben je toch relatief goed beschermd. 

Tip: Gebruik vooraf verschillende proefversies van de aanbieders. Zo kun je ontdekken met welke cloud je het beste uit de voeten kunt en op welk systeem je kunt vertrouwen. 

Als volgende stap raden we een zeer grondige inventarisatie aan van alle documenten binnen het bedrijf. Het mag niet gebeuren dat een brief of factuur nog niet wordt geregistreerd – dit geldt zowel voor inkomende als uitgaande documenten. Ook interne notities moeten worden gedigitaliseerd en eventueel aan de juiste medewerkers worden toegewezen, zodat het papierloze kantoor kan functioneren en er geen problemen ontstaan. 

Hier kan een checklist en een stempel voor gedigitaliseerde documenten helpen, zodat je het exacte overzicht behoudt. 

Consistentie is enorm belangrijk bij het papierloze kantoor. In het begin zul je misschien moeite hebben om aan de digitale processen te wennen en wil je facturen liever uitprinten en archiveren – maar daar moet je vanaf. Als je een document wilt bewerken, moet je het vanaf nu als PDF opslaan en bewerken met een programma met volledige tekstherkenning. Dankzij deze functie vind je het document ook snel terug, en vervelend zoeken in archiefmappen valt weg. 

Als je wilt overstappen op een papierloos kantoor, dan heb je absoluut een hoogwaardige en actuele documentenscanner nodig. Niet elke brief of factuur komt per post bij je binnen, en met zo'n scanner duurt het digitaliseren slechts enkele seconden. Daarna kun je het document direct in het juiste programma invoegen en aan de juiste categorie toewijzen. Sommige documentenscanners werken zelfs samen met programma's die een volledige tekstherkenning hebben – ze worden dus automatisch benoemd. 

Dat waren de belangrijkste stappen naar een duurzaam, papierloze kantoor. Door de stapsgewijze digitalisering heb je geen stress en wordt het kantoorleven elke dag iets makkelijker. Vervelend zoeken valt weg, de communicatie is eenvoudiger en ook een Overzicht is sneller gerealiseerd – over het algemeen is het papierloze kantoor voor de meeste Bedrijven de juiste weg! 

Wil je meer weten over hoe je een modern en duurzaam kantoor kunt inrichten? Kijk dan gerust in de Deskspace-gidsen voorbij. Hier vind je naast artikelen over gezondheid op het werk ook veel inrichtingtips!