Privacyconforme documentvernietiging: zo gaat het milieuvriendelijk & snel

Papierwerk behoort voor veel mensen niet tot de favoriete bezigheden – of het nu in het privé huishouden is of in het eigen bedrijf, binnen enkele dagen ontstaat er een grote hoeveelheid papierafval. Om te voorkomen dat de chaos groter wordt dan hij al is, moet je regelmatig overbodige documenten uitzoeken. In de zakelijke sector zijn er hiervoor nauwkeurigere richtlijnen, maar ook privédocumenten moet je zo goed mogelijk onleesbaar maken.

In dit artikel laten we je de wettelijke basis zien en hoe privacyconforme vernietiging van documenten milieuvriendelijk en snel kan verlopen!

Wettelijke basis van privacyconforme vernietiging van documenten

Allereerst bekijken we welke basisregels er in Duitsland en Europa zijn voor het vernietigen van documenten en waarom dit zo belangrijk is. De Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) regelt namelijk niet alleen het verzamelen, opslaan en gebruiken van persoonsgegevens, maar ook de vernietiging ervan. Bedrijven zijn verplicht om bij privacyconforme vernietiging van documenten bepaalde principes en regels na te leven, ongeacht of het gaat om gegevens op papier of digitale bestanden.

Voor de beveiligingsniveaus bij privacyconforme vernietiging van documenten geldt de DIN-norm 66399. Hierin is precies vastgelegd hoe klein gegevensdragers – bijvoorbeeld papier – versnipperd moeten worden om veilig te kunnen worden afgevoerd. De verschillende beveiligingsniveaus bepalen dus hoe groot de papierresten na vernietiging mogen zijn. Het betreffende beveiligingsniveau staat meestal op een papierversnipperaar vermeld, ze variëren van algemene gegevens op niveau één tot zeer gevoelige gegevens op niveau zeven.

Belangrijk: Persoonsgegevens moeten minimaal op niveau drie worden vernietigd. Dit omvat bijvoorbeeld adresgegevens of telefoonnummers. Veel goedkope papierversnipperaars voldoen echter hooguit aan niveau één of twee en zijn hiervoor ongeschikt, let hier dus goed op!

Als ondernemer kun je de privacyconforme vernietiging van documenten ook zelf uitvoeren. TÜV-experts raden echter aan om bij bijzonder grote hoeveelheden gegevens liever een extern bedrijf in te schakelen, omdat er anders snel fouten kunnen sluipen.

Bij digitale gegevens kun je de privacyconforme vernietiging beter aan experts overlaten – want een eenvoudige verwijdering is hier niet voldoende, de gegevens mogen niet meer herstelbaar zijn. Ga hier dus op zeker en schakel een gespecialiseerd bedrijf in om de gegevens van harde schijven en dergelijke te wissen.

Dat waren de wettelijke basisregels voor privacyconforme vernietiging van documenten volgens de geldende DIN-norm. In de volgende paragrafen bekijken we wat er bij de vernietiging moet worden opgemerkt en hoe dit zo milieuvriendelijk mogelijk kan gebeuren.

Wil je meer weten over boeiende onderwerpen rondom het arbeidsrecht? Kijk dan gerust eens in onze Deskspace-blogs – hier kun je bijvoorbeeld lezen hoe het juridisch zit met een hond op kantoor en waar je op moet letten!

Zo werkt privacyconforme vernietiging van documenten

Bij privacyconforme vernietiging van documenten is er geen universele methode die voor alle gegevens even toepasbaar is. Afhankelijk van hoe gevoelig en beschermwaardig de gegevens zijn, moeten ze volgens een hoger beveiligingsniveau worden vernietigd. Hoe hoger het beveiligingsniveau, hoe moeilijker het is om de gegevens na de vernietiging te herstellen. In totaal zijn er volgens DIN 66399 zeven beveiligingsniveaus die de vernietiging van gegevens regelen.

Dit zijn de zeven beveiligingsniveaus, die ook altijd op een papierversnipperaar staan aangegeven:

• Niveau 1: Reproductie is zonder hulpmiddelen mogelijk met enige tijdsinvestering
• Niveau 2: Voor reproductie zijn bepaalde hulpmiddelen nodig, zoals een loep
• Niveau 3: Gevoelige en vertrouwelijke gegevens maken reproductie zeer tijdrovend
• Niveau 4: Grote tijds- en personele inspanning nodig voor reproductie
• Niveau 5: Reproductie alleen mogelijk met forensische apparatuur
• Niveau 6: Vernietiging van alle gegevens zodat ze ook met technische methoden niet meer te herstellen zijn
• Niveau 7: Maakt reproductie absoluut onmogelijk en wordt gebruikt voor streng geheime gegevens

Naast deze beveiligingsniveaus voor vernietiging moeten ook de beschermingsklassen in acht worden genomen. Deze zijn gebaseerd op de privacyregels en geven globaal aan welke gegevens bij welk beveiligingsniveau horen. Er zijn de volgende beschermingsklassen:

• Beschermingsklasse 1 geldt voor normale gegevens die bescherming behoeven. Als deze openbaar zouden worden, zou dat nauwelijks negatieve gevolgen of schade veroorzaken, daarom geldt dit vooral voor gewone gegevens zoals reclame of adresstickers
• Beschermingsklasse 2 geldt voor alle gegevens met een verhoogde beschermingsbehoefte. Dit zijn gegevens die alleen voor bepaalde personen toegankelijk zijn, bijvoorbeeld sollicitatie- of personeelsgegevens of loonstroken
• Beschermingsklasse 3 moet publicatie van de gegevens absoluut voorkomen. Er kan schade ontstaan als deze openbaar worden of verloren gaan. In het ergste geval staat hier het bestaan van mensen op het spel

Privacyconforme vernietiging van documenten is pas mogelijk als de bewaartermijnen van de betreffende documenten zijn verstreken. Deze variëren tussen zes en tien jaar, afhankelijk van het type gegevens. Deze termijn begint altijd in het kalenderjaar dat op de betreffende gegevensdrager staat vermeld. Is een document bijvoorbeeld in juli 2008 opgesteld, dan mag het mogelijk pas in augustus 2018 worden vernietigd.

Kleine papierversnipperaars voldoen meestal niet aan de standaarden die voor kantoren of dokterspraktijken worden gevraagd. Hier moet je gebruikmaken van privacyconforme papierversnipperaars die ook aan de geldende DIN-norm voldoen.

Zo werkt een papierversnipperaar

Voor privacyconforme vernietiging van documenten heb je onvermijdelijk een papierversnipperaar nodig – ongeacht de grootte. Afhankelijk van de beschermingsklasse en het beveiligingsniveau van je documenten moet je erop letten dat de papierversnipperaar ook echt voor deze documenten is goedgekeurd, zodat je geen juridische problemen krijgt.

Een papierversnipperaar snijdt het papier in piepkleine stukjes. Dit kan in strookjes, kruisstukjes of in de waarschijnlijk veiligste microsnede, waarbij de pagina’s in heel kleine deeltjes worden versnipperd. De strookjesmethode is niet erg veilig en voldoet in de meeste gevallen niet aan de privacyregels; deze wordt vooral in de privéomgeving gebruikt. De kruisstukmethode is iets veiliger en wordt ook bij veel zakelijke vernietigingen toegepast. Bij absolute top-papierversnipperaars worden de versnipperde gegevens nog door een draadrooster geperst; deze worden bijvoorbeeld gebruikt voor overheidsdocumenten.

Vernietiging van documenten is een gevoelig onderwerp dat vooral in grote bedrijven serieus genomen moet worden. De functionaris voor gegevensbescherming van elk bedrijf is verantwoordelijk dat deze regels worden nageleefd en blijvend worden gehandhaafd. Als je twijfelt over privacyconforme vernietiging, is het verstandiger om een extern bedrijf in te schakelen.

In een succesvol kantoor draait het om veel zaken – ook om een gezonde en ergonomische werkplek. Wij van Deskspace hebben het ons tot doel gesteld om elk bedrijf uit te rusten met hoogwaardige kantoormeubelen, bijvoorbeeld met onze in hoogte verstelbare bureaus. Kijk gerust op onze website en ontdek meer over al onze producten!